麻酔科医『朝活ドクター』 の 研究日誌

~ ドクターズライフハック研究日誌 ~

メールを裁く方法

アップル iPad 2 Wi-Fiモデル 16GB MC979J/A(ホワイト)

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日々、私は学内で与えられたメールアドレスでメール業務を行なっています。
もう使い始めて、かれこれ10年になりますが、実にさまざまなメール(SPAM、商用、ダイレクト)が送られてきます。

また、事務連絡もそのほとんどが自分に関係ないものであったりして、数十件/日のメールには正直うんざりします。

そんななかで気を付けたいことは、極めて重要な仕事のメールが埋もれていること。

その処理について、今日は簡単に紹介します。


迷惑メール(自分にとって)は、そのほとんどが、過去の通信販売の影響であったりだとか、インターネット上の懸賞応募にあったりだとかで、今ままでも、これからもある意味常に付き合っていかなければなりません。

なので、実際は送られてくるものだと考えています。本当に困った迷惑メールはまず自動的にゴミ箱転送としています。

では、その中から大事なメールを見つける方法です。

私のメールのフローは、職場メール→GmailiPhone,iPad2と自動転送システムとしています。
普段業務を行うのは、職場メールで、重要な仕事上の対外メールも職場のアドレスを中心に使っています。ここではGmailを使う訳にはいかないでしょう。

比較的重要でない、通販や、インターネット上のアドレス登録にはGmailアドレスを使用しています。基本的にはGmailはルーチンでは開きません。
そしてここでもある程度のフィルターを掛けて迷惑メールを潰します。

最終的に全ての必要メール、やや必要メールはiPhone,iPad2に集められることになります。
これらにはリマインダー機能があるので、私は全てのメールをすぐさま手元にできるのです。

そして重要度に応じ職場メールを開いて、すぐさま返信することを心がけています。
裁いた後の職場メールは、じゃんじゃん処理していきます。

ゴミ箱へ捨てたり、別フォルダーに分けたり。

受信箱をなるべく空に保つことが、メール仕事術のコツなのです。


このシステムであれば、例え間違って消去したメールもGmail内に残ります(Gmailは消去しません)。
対外的には職場メールで、しかも迅速な対応が可能です。

比較的重要でないメールもGmailに編みかかっていきます。

全ては手元のiPhone,iPad2デバイスにオンタイムで集められ、考えながら返信のタイミングを待ちます。


この手法でしばらく私のメール仕事術は安定しています。
外回り勤務の時も、iPhone1つで対応可能です。

また実際は、職場環境により使えるデバイスも変わるでしょう。
非常に便利な世の中になりました。これはこれらデバイスを使いこなせてるからこそなのです。